handovernotes est un cabinet spécialisé dans la documentation des passations de poste. Nous intervenons dans les semaines qui précèdent un départ — démission, retraite, mobilité interne, fin de mission — pour capturer ce qui n'est écrit nulle part : procédures tacites, contacts informels, raccourcis, pièges, intuitions accumulées. Nous le restituons sous forme de dossier lisible et utilisable par le remplaçant.
Passation des fonctions techniques sensibles : architecture des systèmes, comptes administrateurs, contrats fournisseurs, dette technique connue, projets en cours. Particularité : les départs en DSI laissent souvent des "boîtes noires" — c'est notre spécialité de les ouvrir avant qu'elles ne deviennent ingérables.
Passation entre directeur administratif et financier sortant et entrant : connaissance des dossiers en cours, relations bancaires personnelles, particularités des contrôles fiscaux passés, négociations en cours avec partenaires, calendrier de clôture, équipe et qui fait quoi.
Passation d'un portefeuille clients constitué sur plusieurs années : relations personnelles avec les acheteurs, historiques commerciaux non écrits, susceptibilités à respecter, dates anniversaires, négociations cycliques, marges réelles vs annoncées. Le plus délicat : transmettre du relationnel.
Passation entre DRH ou RRH : connaissance fine des collaborateurs (forces, fragilités, contentieux latents), historique des relations sociales, accords d'entreprise interprétés en pratique, contacts médecine du travail, inspection, formations stratégiques en cours.
Passation entre responsables de site industriel ou d'atelier : tours de main hérités, pannes récurrentes des machines et leurs vraies causes, fournisseurs de pièces critiques avec délais réels, équipes et compagnonnages, contrôles qualité historiques, calendrier maintenance préventive.
Passation de direction générale, président de coopérative, directeur d'association : positionnement face aux organes de gouvernance, dynamiques internes, dossiers stratégiques en cours, engagements moraux non écrits, réseau extérieur (élus, presse, fédérations). Mission haut de gamme.
Cas particulier : départ en retraite après 25 ou 35 ans de maison. Le collaborateur sortant détient un savoir-faire encyclopédique difficile à formaliser. Notre mission combine entretiens longs (parfois mémoire orale), captation des routines tacites, mise en mots de l'invisible. Travail patient.
Rendez-vous tripartite avec le sortant, le responsable hiérarchique et nous. Identification des zones critiques de passation, accord sur le périmètre, signature du contrat de confidentialité.
Semaine 1 — 2Série de 6 à 14 entretiens d'une heure avec le sortant, sur deux à six semaines. Méthode d'écoute active issue de l'ethnographie. Captation audio, prise de notes, restitution intermédiaire validée à chaque étape.
Semaine 3 — 8Mise en forme du dossier de passation : dossier principal, annexes opérationnelles, cartographies, fiches-réflexes pour les situations sensibles. Tout est rédigé du point de vue du remplaçant.
Semaine 6 — 10Remise du dossier en réunion tripartite avec le remplaçant. Trois entretiens de suivi sur trois mois pour ajuster, compléter, répondre aux questions qui émergent une fois en poste.
Semaine 10 — 22Les entreprises françaises documentent rarement les départs. Ce qui était dans la tête d'un collaborateur s'évapore le jour où il rend ses clés. Le remplaçant met huit à dix-huit mois à reconstruire ce qui aurait pu être transmis en quatre semaines. Notre cabinet est né pour combler exactement ce trou.
Notre directeur industriel partait à la retraite après trente-deux ans dans l'entreprise. handovernotes a passé trois mois avec lui à formaliser ce qui semblait évident à tout le monde. Le successeur a pris ses fonctions avec un dossier de quatre-vingts pages clair, hiérarchisé, immédiatement utilisable. Investissement rentabilisé en deux mois.
Démission impromptue de notre directeur commercial avec un préavis de deux mois. Mission d'urgence confiée à handovernotes : ils ont concentré six semaines d'entretiens pour récupérer l'essentiel du portefeuille avant le départ. Sans eux, on perdait trois ou quatre comptes-clés.
J'ai été accompagnée par handovernotes lors de mon départ après onze ans à la DSI. J'étais sceptique au début — qu'est-ce qu'un tiers pouvait extraire que je n'aurais pas su écrire moi-même ? Beaucoup, en fait. Les bonnes questions font émerger ce qu'on tient pour acquis. Méthode honnête.
Quatre fois par an, nous publions une lettre courte : retours d'expérience anonymisés, méthodes de captation de savoir tacite, lectures recommandées. Pas de vente, pas de promotion. Désinscription en un clic, archives accessibles librement.
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