Notre méthode

Étape I — Diagnostic & cadrage (semaines 1 — 2)

Tout démarre par un rendez-vous tripartite réunissant le collaborateur sortant, son responsable hiérarchique direct et notre consultant senior référent. Durée : 90 minutes en moyenne, dans les locaux du client ou en visio.

Objectifs de ce rendez-vous

• Identifier les zones critiques de la passation : quels domaines sont vraiment à risque, lesquels peuvent rester sommaires
• Cerner le profil du successeur s'il est déjà connu, ou le profil-type recherché
• Recueillir les contraintes de calendrier (date de départ ferme, période de tuilage prévue, urgences)
• Cadrer les contraintes de confidentialité : qui peut savoir qu'une mission de passation est en cours, qui validera les contenus, quel niveau de classification
• Définir le périmètre précis de la mission et estimer le nombre d'entretiens nécessaires

À l'issue de ce rendez-vous, nous établissons un devis ferme et un planning d'intervention. Signature d'un accord de confidentialité tripartite avant tout autre échange.

Étape II — Entretiens d'extraction (semaines 3 — 8)

Le cœur de notre méthode. Série de six à vingt-quatre entretiens d'une heure (parfois 90 minutes pour les missions de direction générale) avec le sortant uniquement. Rythme habituel : deux entretiens par semaine, étalés sur quatre à six semaines.

Notre style d'entretien

Nous nous inspirons des méthodes de l'ethnographie organisationnelle et du journalisme d'enquête. Écoute active, questions ouvertes, reformulations. Nous ne sommes pas un audit, nous ne sommes pas un coach, nous ne sommes pas un thérapeute : nous sommes un témoin qui veut comprendre comment ça marche vraiment.

Structure d'un entretien type

• Ouverture (10 min) : retour sur le précédent entretien, ajustements, restitution intermédiaire
• Cœur thématique (40 min) : un seul thème traité en profondeur (par exemple : "les relations avec les principaux fournisseurs", "le calendrier des clôtures comptables", "les comptes-clés à risque")
• Émergent (10 min) : questions ouvertes pour faire ressortir ce qui n'avait pas été prévu, mais qui s'avère important

Captation et restitution

• Enregistrement audio systématique (accord écrit du sortant), conservé 12 mois maximum, sur disque chiffré local en France
• Prise de notes manuscrite pendant l'entretien
• Restitution écrite intermédiaire envoyée au sortant sous 48h, validée ou corrigée avant l'entretien suivant
• Les enregistrements ne sont jamais transmis au client final ou au successeur

Étape III — Rédaction & documents finaux (semaines 6 — 10)

En parallèle des derniers entretiens, nous consolidons les notes et produisons le dossier de passation final. Mise en forme rigoureuse, relecture interne par un second consultant, validation finale par le sortant avant remise.

Composition d'un dossier handovernotes

• Dossier principal (40 à 120 pages selon la mission) : structure thématique, écriture orientée "successeur", index navigable
• Annexes opérationnelles : fiches-réflexes pour les situations courantes (15 à 40 fiches d'une page), calendriers annuels commentés, organigrammes annotés, listes de contacts qualifiés
• Cartographies visuelles : schémas des processus clés, cartographie des relations externes, vues d'ensemble des dossiers en cours
• Volet "sous pli scellé" (pour les missions sensibles RH et direction) : éléments confidentiels à n'ouvrir qu'en présence du DG ou en cas de besoin précis
• Index des sources : pour chaque information importante, référence à l'entretien d'où elle provient (sans citer le contenu de l'entretien lui-même)

Test final : nous donnons le dossier à un consultant senior qui n'a pas participé à la mission. Il doit pouvoir, en 90 minutes de lecture, comprendre ce qui se passe au poste et identifier les trois ou quatre situations à risque immédiat. Si non, on retravaille.

Étape IV — Remise & accompagnement (semaines 10 — 22)

La remise du dossier n'est jamais un mail avec un PDF en pièce jointe. Nous organisons toujours une réunion de remise en présence du sortant (si encore disponible), du successeur et du responsable hiérarchique. Durée : trois heures en moyenne.

Déroulé de la réunion de remise

• Présentation du dossier : structure, navigation, modes d'usage
• Survol des points sensibles identifiés pendant la mission
• Premières questions du successeur qui surgissent à la lecture
• Calendrier des entretiens de suivi (à 1 mois, 3 mois, 6 mois après prise de poste)

Accompagnement post-livraison inclus

Le forfait standard inclut trois entretiens de suivi avec le successeur sur les six premiers mois après sa prise de poste. Ces entretiens permettent :

• De répondre aux questions qui n'émergent qu'une fois en situation
• De compléter ou ajuster le dossier si besoin
• De faire remonter les points où la documentation s'est révélée insuffisante (utile pour notre méthode interne)

Qui mène les missions ?

Toutes nos missions sont menées par un consultant senior unique, du diagnostic à la livraison. Pas de junior qui découvre le dossier en cours de route. La continuité humaine est essentielle pour qu'un sortant ouvre vraiment ses tiroirs.

Notre équipe permanente compte cinq consultants seniors, tous issus de carrières opérationnelles (DSI, DAF, DRH, direction commerciale, direction de site industriel) avant de rejoindre handovernotes. Nous savons reconnaître les sujets parce que nous avons été à la place de nos interlocuteurs.

Pour discuter d'une mission : demande de devis, téléphone 09 65 95 36 41, ou directement cabinet@handovernotes.com.